Empezando a organizar el viaje a Rusia: obtener el visado ruso

Al empezar la organización de nuestro próximo viaje a Rusia, me di cuenta rápidamente que lo que más guerra iba a dar era el tema del visado.

No tiene mucho misterio en si mismo, si no fuera porque te piden unos cuantos documentos de más. Tras una ardua investigación, os pongo aquí algunas notas de mis conclusiones visitando diversos blogs y de mi experiencia:

Si eres español necesitas obtener un visado para viajar a Rusia, seguramente, un visado turístico, aunque podría ser de negocios, o viaje privado, etc.:

• Turístico. Es el más habitual y como su nombre indica se expide para estancias de carácter turístico por un máximo de 30 días.
• Negocios. Para estancias en Rusia por motivos de carácter profesional ya sean de carácter comercial o por llevar a cabo negociaciones (no se trata de un visado de trabajo).
• Estudios. Se expiden para cursar estudios en la Federación Rusa.
• Trabajo. Visado para poder trabajar en Rusia.
• Humanitario. Para estancias de intercambios culturales, de carácter deportivo, científico-técnico, socio-político, religioso o para misiones humanitarias.
• Viajes privados. Se expiden a los invitados de los particulares nacionales rusos y que residen en el territorio de la Federación de Rusia.
• Tránsito. Para el tránsito a un país de destino a través del territorio de la Federación de Rusia (no los necesitan los extranjeros que hacen escala en el aeropuerto sin salir del área internacional o que sobrevuelan el territorio ruso sin escala).

En general, todos los visados se tramitan de la misma manera. La única diferencia reseñable es la obtención de la denominada carta de invitación que en el caso de un visado turístico la deberá emitir el hotel en el que te alojes, en el caso de un visado de negocios la deberá emitir la empresa rusa que te invita y en el caso de un visado de estudios la institución educativa rusa de destino.

Si eres particular puedes tramitar el visado tanto en las secciones consulares de la embajada rusa en España (hay una en Madrid y otra en Barcelona), así como en la Central de Visados Rusos, empresa independiente que colabora con la Sección Consular de la Embajada de Rusia y que también dispone de delegaciones en Madrid y Barcelona. Si no vives en Madrid o Barcelona y tampoco puedes desplazarte a estas capitales, también puedes tramitar tu visado por mensajería aunque este servicio solo lo ofrece la Central de Visados Rusos. Desde hace un tiempo, LOS VISADOS TURÍSTICOS deben tramitarse de manera obligatoria en la Central de Visados Rusos.

La Central de Visados Rusos es la agencia autorizada para el trámite de obtención del visado para viajar a Rusia:

• Dispone de oficinas en Madrid (Calle Príncipe de Vergara 126, bajo, 28002, teléfonos 902 17 27 77 y 91 563 24 00) y Barcelona (Avenida Roma 67, bajo, 08029, teléfonos 902 19 29 30 y 93 321 69 36)
• Página web: http://www.centraldevisadosrusos.com

El resto de páginas web que te puedes encontrar por Internet en las que ofrecen el trámite de visados a Rusia, NO SON AGENCIAS AUTORIZADAS, sino empresas privadas que actúan como intermediarios y que encarecen el coste final de visado.

El precio que te va a costar tramitar el visado hay que dividirlo en dos cantidades:

• El precio del trámite del visado propiamente dicho, cuyo coste en la Central de Visados Rusos es de 58 euros para un visado ordinario (que se tramita en 10 días desde la fecha de entrega de la documentación) o de 113 euros para un visado urgente (que se tramita en 24h, aunque sin contar el día de recepción de los documentos). 

• Además del coste del trámite del visado hay que añadir el coste de los siguientes documentos:

• Seguro médico obligatorio. El precio de un seguro médico de viaje puede situarse entorno  a los 16 euros (más abajo te explico cómo contratarlo fácilmente de manera online).

• Carta de invitación o visa support, que también es obligatoria. En el caso de visado turístico nos la ha de proporcionar el hotel de manera gratuita pero en la práctica esto ocurre raras veces y hemos de pagar por la misma. Lo más barato que te puede costar es unos 10-12 euros (más abajo explico cómo). En el caso de visado de negocios, la carta de invitación ha de proporcionártela de manera gratuita la empresa rusa.

• En su caso, el servicio de mensajería. La Central de Visados Rusos lo ofrece por 34 euros (ida y vuelta) mediante la empresa NACEX.

Realizar el trámite y recopilar toda la documentación puede llevar tiempo así que se recomienda iniciar la gestión con 5 ó 6 semanas de antelación.

Para obtener el visado es imprescindible presentar la siguiente documentación:

• Formulario de solicitud del visado cumplimentado electrónicamente (deberás imprimirlo, firmarlo y pegar una fotografía tamaño carnet)
• Pasaporte (has de presentar el original, no vale una copia): el cual debe tener una validez mínima de 6 meses desde la fecha de finalización de tu viaje a Rusia. 
• Carta de invitación o visa support
• Seguro de asistencia médica durante el viaje: debe incluir las fechas de tu viaje.
• Formulario “Recibí” de la Central de Visados Rusos (solo lo piden en la oficina de Madrid, no en la de Barcelona) pero lo rellenas allí mismo.
• Justificante de pago de las tasas (en el caso de que el pago sea por transferencia): no hace falta si pagas con tarjeta.

En el visado se deben incluir las fechas de entrada y salida al país. Ello supone tener claras las fechas en las que vas a realizar el viaje.

Una vez ya conoces las fechas de entrada y salida, deberás trazar un itinerario con las ciudades a visitar y los hoteles o apartamentos en los que te alojarás:

• En el formulario de solicitud de visado has de incluir las ciudades que vas a visitar, así como si vas a hacer una entrada o varias (puede que quieras visitar también Finlandia y luego volver a San Petersburgo o puede que quieras visitar también algún otro país fronterizo con Rusia como China, Mongolia, Letonia, Estonia, Ucrania, Kazajistán o Georgia). Por ello has de tener muy claro las ciudades que visitarás y las entadas o salidas que realizarás.
• No pasa nada por solicitar el visado por un periodo de tiempo mayor del que tienes previsto, pero en cualquier caso la entrada y salida debe estar comprendida dentro de dicho periodo.
• En teoría, para obtener la carta de invitación o visa support (más adelante explico con más detalle qué es), necesitarás saber los hoteles o apartamentos en los que te vas alojar, sin embargo en la práctica esta información no es relevante puesto que si luego te alojas en otro hotel o en un apartamento de Airbnb no pasa nada (puede que después de que te concedan el visado encuentres un hotel mejor y más barato, es algo normal). Lo importante es que estén ubicados en las mismas ciudades que vas a visitar.

La carta de invitación (también denominada visa support letter) es el documento más importante pero también el más controvertido. No hay que confundir la carta de invitación con la reserva del hotel. No tienen nada que ver. La reserva del hotel no es necesaria para obtener el visado.

Se trata de un documento necesario para la obtención del visado mediante el cual una persona física, una institución, un hotel o una empresa rusa te invita a visitarle. Te la puede hacer un familiar ruso, el hotel en el que te vas a alojar, una empresa rusa que vas a visitar por negocios o una universidad rusa a la que te vas a estudiar.

La visa support para obtener el visado turístico es la más habitual. Se trata de un documento que te ha de proporcionar el hotel en el que te alojarás, impreso en una hoja A4 y que se divide en dos partes diferenciadas pero muy similares:

• El contrato de servicios turísticos (touristic voucher), que es el documento que acredita que has contratado un servicio hotelero en Rusia. En esta parte se reproducen tus datos personales, las ciudades que visitarás, así como los servicios que te ofrece el hotel y el justificante de que has pagado la reserva.
• La confirmación de recepción de turista extranjero (confirmation letter), que como su nombre indica es la confirmación del hotel de tu visita. En el mismo vienen también tus datos personales y los alojamientos en los que pernoctarás. Esta parte incluye 4 datos que necesitarás para rellenar el formulario de solicitud. 

¿Cómo conseguir la visa support para un viaje turístico? Pues tienes dos opciones:

Opción 1. Solicitarla directamente al Hotel, el cual puede enviártela por fax o por correo electrónico. Aunque en teoría se trata de un documento que debe hacerte de manera gratuita, en la práctica los hoteles suelen cobrar por la misma. Te recomiendo que te pongas en contacto con tu hotel y pidas información sobre la misma, puede que te la hagan gratis o puede que te pidan una cantidad que puede llegar hasta los 50 euros.

Opción 2. Tramitar la carta de invitación por tu cuenta. Si el hotel te pide una cantidad muy alta o simplemente quieres acabar por la vía rápida puesto que no te apetece hacer la gestión de llamar o mandar correos electrónicos a cada uno de los hoteles, existen multitud de empresas que te hacen este trámite de manera online y rápida. Ten cuenta que puedes obtener la visa support sin tener contratado ningún hotel, de hecho el hotel da igual porque si te alojas después en otro no pasa nada (puede que después de que te concedan el visado encuentres un hotel mejor y más económico o que simplemente te guste más; no estás obligado a quedarte en el hotel que incluiste inicialmente en la visa support).

Eso sí, lo realmente importante es incluir las ciudades que vas a visitar (si solo pones Moscú luego no podrás visitar San Petersburgo).

La Central de Visados Rusos te puede hacer la visa support por 30 euros, pero hay páginas web donde puedes obtener este documento de manera electrónica de manera más rápida y económica.

Una de las opciones que yo encontré y finalmente usé fue Hotels Pro, empresa rusa registrada como tour operador y cuyo negocio se basa en la emisión de la visa support, en servicios de traslados y en la venta de billetes de avión.

El precio de la carta de invitación es de 800 rublos por persona añadida (unos 13 euros cuando yo lo pedi) y en menos de 24 horas tendrás tu carta de invitación en tu email lista para imprimir. El precio es el mismo para el visado de una entrada que para el visado de doble entrada, que suele ser mucho más caro en otras páginas.

Para obtenerla puedes entrar a través de este formulario de reserva:

• http://www.hotels-pro.ru/order/visa-support

Verás un formulario que puedes rellenar en inglés y que está dividido en una primera parte donde has de introducir el tipo de visado (individual o múltiple – cuestan lo mismo-), las fechas de la visita y el itinerario. Si vas a visitar más de una ciudad puedes hacer clic en “Add city”.

La segunda parte del formulario se compone de los datos personales de los viajeros. Para añadir nuevos viajeros solo has de hacer clic en “Add traveller”. Deberás también introducir el correo electrónico al que quieres que te envíen la visa support, marcar que aceptas las condiciones y pulsar el botón “Get invitation”.

En la última pantalla deberás introducir los datos de tu tarjeta de crédito para realizar el pago por anticipado: número de tarjeta (los 16 dígitos), fecha de caducidad, nombre y los dígitos CVV de la tarjeta. Una vez introducidos los datos deberás hacer clic en el botón verde para realizar el pago. El plazo para que te envíen la visa support es de 24 horas.

Tras realizar el pago te llegará un correo electrónico automático de support@hotels-pro.ru en el que te explican que han recibido correctamente tu solicitud y que en menos de 24 horas (habitualmente mucho menos) te enviarán la carta de invitación:

Antes de 24 horas te enviarán un nuevo correo electrónico mediante el cual podrás descargarte en formato PDF el original de la carta de invitación haciendo clic en el botón “GET INVITATION” y en el que podrás ver de manera sencilla los datos de tu visa support que necesitas para rellenar el formulario de solicitud de visado (nombre de la organización, dirección, número de referencia y número de confirmación):

Otra opción para la obtención de la visa support y que he leído en otros blogs que también funciona bien es la de Destination Russia, aunque es una opción más cara (entre 16 y 22 euros según la rapidez de envío para el visado de una entrada, y entre 18 y 25 euros para el visado de doble entrada).

Para todos los extranjeros nacionales de la zona Schengen (España está incluida) es obligatoria la presentación de un seguro de viaje válido que cubra los eventuales gastos de repatriación por razones médicas, atención sanitaria en caso de urgencia y/o atención hospitalaria de urgencia, válido para todo el período de estancia en Rusia.

Esta póliza puede ser contratada con alguna de las compañías aseguradoras autorizadas y registradas en el Ministerio de Asuntos Exteriores de la Federación de Rusia. Puedes consultarlas en este enlace.

Puedes contratar el seguro a través de la Central de Visados Rusos pero te costará más caro y tendrás menos coberturas (un seguro básico que incluya gastos de repatriación y gastos médicos cuesta unos 29 euros). Deberás ponerte en contacto con ellos para que te envíen un formulario, rellenarlo, escanearlo, enviarlo de vuelta y realizar el pago a través de una entidad financiera.

Una opción mucho más sencilla y económica es contratar el seguro de manera online por tu cuenta. Te costará unos 16 euros (para un viaje de unos 10 días) y tendrás tu seguro de viaje inmediatamente en tu correo electrónico listo para imprimir.

Despues de cotillear, que una buena opción que he encontrado es la de la compañía internacional Axa, especializada en seguros de viaje y que ofrece cobertura en todo el mundo.

Para ello deberás acceder a la página web de Axa – Seguros de Viaje, a través de la cual puedes contratar un seguro de viaje a Rusia en 3 pasos por unos 16 euros:

• En primer lugar deberás especificar tu destino (“Europa y Mediterráneo“, si vas a viajar a la Rusia europea – en la que se encuentra Moscú y San Petersburgo – o “Mundo – excepto EUA, Canadá, Japón-” si vas a viajar a la Rusia asiática – Siberia-), el tipo de viaje (“Temporal un viaje”), el periodo del seguro y el número de asegurados. 

• En segundo lugar te aparecerá el precio del seguro y deberás introducir tus datos personales. 

• El tercer y último paso es revisar que los datos introducidos son correctos y seleccionar una forma de pago. Puedes pagar mediante tarjeta crédito o también por Paypal. Al momento tendrás en formato PDF tu seguro de viaje listo para imprimir y enviar junto con el resto de la documentación para el trámite del visado.

Una vez dispones de toda la información sobre fechas, entradas/salidas y dispones de pasaporte en vigor, seguro médico y de carta de invitación, ya puedes rellenar el formulario de solicitud de visado.

Este formulario lo puedes rellenar electrónicamente accediendo a la dirección:

https://visa.kdmid.ru/PetitionChoice.aspx

En el mismo deberás reflejar tus datos personales, el propósito de tu visita (turismo, negocios, estudios, etc), itinerario a realizar y fechas, los datos de tu póliza de seguro, así como otros datos que te voy a mostrar.

Cuando accedas por primera vez al formulario deberás elegir tu país y el idioma de los textos de ayuda. También deberás marcar la casilla de que has leído la información previa. Por último, deberás hacer clic en el botón Rellenar nuevo cuestionario.

El formulario verás que te aparece en inglés aunque a tu derecha verás ayudas en español.

Puedes dejar tu formulario a medias y completarlo otro día pero ten en cuenta que deberás anotar el código asignado a tu solicitud, puesto que te lo solicitarán para acceder de nuevo al formulario junto con tus apellidos y una pregunta de seguridad. Si no anotaste el código deberás rellenar de nuevo toda la solicitud.

Los primeros datos que te pedirá la aplicación en el apartado “Detalles de la visa solicitada” son:

• Nacionalidad
• Si has tenido en algún momento la nacionalidad rusa o de algún país de la ex URSS
• El propósito de la visita y el tipo de visa
• El número de entradas a realizar (una o varias)
• Las fechas de visita. Un aspecto importante es que si prevés realizar el viaje, por ejemplo, del 7 al 15 de julio, no pasa nada si pones un plazo un poco más amplio (por ejemplo del 6 al 16 de julio) por si te cambian las fechas de vuelo o por si viajas en coche o moto y no sabes exactamente el día que llegarás. Lo realmente importante es que entres dentro del plazo en el territorio de la Federación de Rusia y que salgas antes de la fecha fin. No pasa nada si entras más tarde de lo que marca tu visado o si sales más pronto. Lo que sí has de tener en cuenta es que el seguro de viaje deberás hacerlo para el plazo solicitado y por ello puede que te cueste un poco más.

Una vez rellenados estos datos deberás hacer clic en Siguiente. En la captura de pantalla de abajo puedes ver un ejemplo:

En la siguiente pantalla deberás grabar tus datos personales tal y como aparecen en el pasaporte:

• Apellidos (Surname)
• Nombre (First name)
• Si has tenido otros nombres, seudónimos, etc.
• Sexo
• Fecha de nacimiento (date of birth)
• Lugar de nacimiento (place of birth)
• Si has nacido en Rusia

Rellénalo en mayúsculas y no pongas acentos puesto que el sistema no deja grabarlos. En la captura de pantalla de abajo puedes ver los datos que solicitan (he tenido que quitar los acentos):

En la siguiente pantalla deberás cumplimentar los datos de tu pasaporte:

• Número de pasaporte (es el número que aparece agujereado en todas las páginas de tu pasaporte)
• Fecha expedición
• Fecha caducidad

En el apartado de información sobre la visita deberás incluir los siguientes datos que encontrarás en tu visa support (más arriba los he marcado en amarillo):

• Travel company o Compañía turística (en el caso de visado turístico)
• Dirección de la compañía
• Número de referencia
• Número de confirmación

Nota: si dispones de más de una visa support, es suficiente con poner los datos de la visa support de
la primera ciudad que visitarás.

También deberás incluir los datos del itinerario (ciudades que visitarás), así como los datos del seguro de viaje: nombre de la compañía aseguradora (Axa, Europea de Seguros, Mapfre, etc) y número de póliza de tu seguro.

MUY IMP: no te dejará grabar comas ni puntos ni la letra Ñ (elimina los signos y sustituye la Ñ por la letra N)

A continuación has de cumplimentar los datos de contacto y de la empresa en la que trabajas o institución en la que estudias. Los campos obligatorios son solamente los marcados con un asterisco rojo. En su caso, deberás especificar los niños menores de 16 años de tu pasaporte y que viajan contigo.

Por último deberás seleccionar el lugar en el que realizarás la solicitud de visado. Puedes elegir entre la Central de Visados Rusos de Madrid o Barcelona y las oficinas consulares de la Embajada.

Al finalizar la grabación te aparecerá un resumen de todos los datos introducidos por si quieres modificar alguno de ellos. Si todos los datos son correctos deberás hacer clic en botón Guardar. En la siguiente pantalla verás como puedes descargarte el formulario ya cumplimentado en formato pdf. Basta con que hagas clic en el botón Impresión formato A4.

En este ejemplo ficticio que acabo de cumplimentar el resultado sería el siguiente:

Imprime el formulario cumplimentado, pon la fecha, no te olvides de firmarlo y pégale una foto, la cual deberá ser original (no vale fotocopia) de tamaño 3 x 4 cm con las siguientes características: reciente, a color, de frente, sin gafas con cristales ahumados ni gorro.

Un nuevo formulario introducido por la Central de Visados Rusos de Madrid (la de Barcelona no pide este documento) es el denominado documento “Recibí” (en la web de la Central de Visados Rusos no dice nada sobre este formulario). Se trata de un formulario sencillo de rellenar y que vendría a ser algo así como un formulario de pedido en el que has de reflejar tus datos personales así como los servicios contratados (número de visados, servicio de mensajería, etc).

En dicho formulario deberás incluir el coste total de los servicios contratados por los que deberás pagar (puedes realizar un pago por transferencia por el importe total de los mismos).

Puedes ver y utilizar este documento en este archivo PDF: Formulario Recibí. También puedes ver en la siguiente captura de pantalla un ejemplo de Formulario cumplimentado (en este ejemplo he incluido dos visados para tramitar y el servicio de mensajería de ida y vuelta). Ten en cuenta que el coste de un visado es de 35 euros (tasa consular) + 23 euros (comisión de gestión de la Central de Visados Rusos). No olvides incluir tu dirección de correo electrónico a la cual te avisarán cuando el visado ya esté tramitado.

Si tramitas el visado a través de la Central de Visados Rusos podrás pagar por transferencia bancaria (y adjuntar el justificante del pago a la documentación) o en sus oficinas mediante efectivo o tarjeta de crédito.

Una vez realizado el pago solo te queda llevar toda la documentación al lugar donde vayas a tramitar el visado. Si lo quieres hacer a distancia por servicio de mensajería solo lo podrás hacer a través de la Central de Visados Rusos (no en las oficinas consulares), para lo cual deberás ponerte en contacto con ellos por teléfono o correo electrónico (aunque si lo deseas también puedes utilizar tu servicio de mensajería, no es obligado contratar el suyo).

El trámite de visado ordinario tarda unos 10 días naturales desde la entrega de la documentación mientras que el trámite urgente se realiza en 24 horas sin contar el día de recepción de la documentación. Si realizas el trámite a través de mensajería, el visado tardará un poco más. Más información en este enlace.

Desde la Central de Visados Rusos te avisarán por correo electrónico de que ya dispones del visado. Una vez ya dispongas del mismo es conveniente comprobar que todos los datos son correctos para evitar disgustos. En este documento PDF está explicado cómo revisar los datos de tu visado.